Przed Tobą organizacja wydarzenia? Jak się do niej przygotować, by wszystko ogarnąć na czas i nie zbankrutować? Nie działaj spontanicznie. Podstawą powinien być dobrze przemyślany plan i określony budżet. Dzięki temu będziesz mógł mieć wszystko pod kontrolą, łącznie z finansami, a to najważniejsze. Jak jednak zaplanować budżet eventu?
Od czego zacząć?
Przede wszystkim określ typ imprezy, czy jest to konferencja firmowa czy integracyjny wypad? Od tego zależy, jakiego miejsca masz poszukiwać – sali konferencyjnej, hotelu, restauracji. Oszacuj, ile masz środków na organizację eventu i ile z tych środków chcesz wydać. Stwórz sobie również pewną rezerwę na niespodziewane wydatki. Jeśli to możliwe, korzystaj z dostawców, podwykonawców, których już znasz lub wiesz, że możesz im zaufać.
Określ zakres imprezy
Zorientuj się, na ile osób event jest planowany? Ile się pojawi? Wyszczególnij następnie najbardziej konieczne wydatki takie, jak noclegi, wyżywienie, materiały. Wypunktuj koszt dodatkowych atrakcji i załóż ok 10 proc. rezerwy finansowej. Zbadaj ceny usług. Możesz również zaplanować różne wersje budżetu – najskromniejszą, optymalną i najbogatszą. 3 scenariusze imprezy i ich budżety przedstaw do negocjacji z zarządem.
Planuj rozważnie
Korzystaj ze swoich źródeł finansowych ze szczególną rozwagą, nie podejmuj pochopnych decyzji. Wybierz miejsce, pamiętając, że impreza w hotelu a piknik pod gruszą raczej będą się różnić po względem kosztów. By uniknąć niespodzianek możesz rozpisać budżet w formie mapy wydatków. Czasem jedne koszty wynikają z innych, np. zakup napojów to również zakup szklaneczek. Ogranicz liczbę podwykonawców. Jeśli to możliwe, współpracuj z agencją eventową, która ma dostęp do profesjonalnych sprzętów do oświetlenia czy nagłośnienia i zapewni kompleksowość usług ujętych tylko na jednej fakturze. Poza tym, może udać Ci się wynegocjować rabat?
Negocjuj!
Nie zapominaj, że masz prawo negocjować cenę. Zazwyczaj nie są one ustalone na sztywno i możesz przedyskutować je z podwykonawcą.
